GESTÃO DE CONTRATOS ADMINISTRATIVOS

ROTEIRO PARA INSTRUÇÃO PROCESSUAL: PRORROGAÇÃO DE CONTRATOS ADMINISTRATIVOS

001/2024

1. Enviar e-mail (modelo padronizado) ao Gestor/Fiscal do Contrato, solicitando-lhe a geração e o preenchimento de documento eletrônico pré-elaborado e disponível no SEI para manifestação acerca do interesse e conveniência da prorrogação contratual: Tipo do Documento "Formulário de Prorrogação Contratual";

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2. Enviar e-mail à Contratada (modelo padronizado), solicitando-lhe a expressa manifestação quanto ao seu interesse de prorrogar o Contrato vigente e, ademais, a remessa das "Declarações" obrigatórias (modelos anexados ao e-mail padronizado);

2.1. Quando do seu recebimento, anexar ao processo o Ofício (assinado pelo representante da Contratada) por meio do qual a Contratada se manifesta a respeito, além de anexar as "Declarações" obrigatórias;

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3. Realizar prévia consulta ao SICAF (regularidades fiscal e trabalhista, além de qualificação econômica) e ao Tribunal de Contas da União/TCU (Certidão da Consulta Consolidada de Pessoa Jurídica: Inidôneos, CNIA, CEIS e CNEP). Anexar respectivas certidões ao processo (sugere-se agrupá-las);

3.1. Comunicar imediatamente ao Gestor e à Contratada quando da ocorrência de qualquer irregularidade impeditiva para, se for o caso, a adoção de providências para sua regularização ou preparação de novo processo de contratação; anexar ao processo o expediente de comunicação;

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4. Ao recebê-lo, verificar: SE a versão do documento eletrônico "Formulário de Prorrogação Contratual"  (vide item 1 acima) preenchido pelo Gestor é aquela mais atualizada e, ademais, atentar para os seguintes pontos abordados no "Formulário":

4.1. Caso a prorrogação em curso não se enquadre nas hipóteses de dispensa, necessária realização de Pesquisa de Mercado; solicitar a Pesquisa de Preços para fins de demonstração da vantajosidade econômica da prorrogação a ser proposta - anexar "Pesquisa" quando recebida;

4.2. Informar a numeração SEI do novo "Mapa de Riscos" (em caso de alteração do último "Mapa" elaborado pelo Gestor);

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5. Recomenda-se anexar ao processo cópia do Parecer Referencial: ou quando for a primeira prorrogação em curso ou quando da alteração da versão do Parecer Referencial desde a última prorrogação realizada;

Atual versão no curso desta instrução: Parecer Referencial nº 3/2020/PROT/PFEANAC/PGF/AGU 5044399

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6. Ao iniciar a elaboração de nota técnica para fundamentar a prorrogação, realizar novas consultas: ao SICAF (se algum dos seus níveis de regularidade já estiver vencido); ao SIAFIweb (CADIN);  ao Conselho Nacional de Justiça/CNJ (CNIA, apenas dos sócios maioritários); e ao Tribunal de Contas da União/TCU (Certidões Consolidadas: Inidôneos, CNIA, CEIS e CNEP); agrupar e anexar ao processo essas novas certidões geradas;

6.1. Comunicar imediatamente ao Gestor e à Contratada quando da ocorrência de qualquer irregularidade impeditiva para a adoção de providências de regularização ou providenciar a realização de nova contratação;

7. Verificar se a prorrogação se enquadra nos requisitos gerais do Parecer Referencial ou apresenta peculiaridade a qual torne necessário o envio do processo à Procuradoria Federal junto à ANAC;

*Caso seja dispensável o encaminhamento à Procuradoria, não se aplicam os itens 10 a 12

*Caso seja necessário o envio à Procuradoria, não se aplicam os itens 8 e 9

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SOMENTE p/ PARECER REFERENCIAL

8. Elaborar Nota Técnica (modelo padronizado) fundamentando a prorrogação proposta e concluindo, primeiramente, com a solicitação disponibilidade financeira e orçamentária à GTPO e assinatura da Nota Técnica pela GEST, com posterior encaminhamento à SAF para assinatura do Termo Aditivo ou encaminhamento à autoridade competente para tanto;

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SOMENTE p/ PARECER REFERENCIAL

9. Elaborar Termo Aditivo de acordo com modelo recomendado em Parecer Referencial;

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SOMENTE p/ PARECER ESPECÍFICO

10. Elaborar nota técnica com base no modelo utilizado para as prorrogações padrão (que  se enquadram nas hipóteses do parecer referencial), apontando apenas a peculiaridade do processo que requer manifestação jurídica, fundamentando a prorrogação proposta e concluindo, primeiramente, com a solicitação disponibilidade financeira e orçamentária à GTPO e assinatura da Nota Técnica pela GEST, com posterior encaminhamento à SAF para encaminhamento à Procuradoria Federal junto à ANAC;

[informar nº SEI]

SOMENTE p/ PARECER ESPECÍFICO

11. Elaborar Termo Aditivo específico (seguir modelo recomendado, com as alterações/inclusões pertinentes ao objeto);

[informar nº SEI]

SOMENTE p/ PARECER ESPECÍFICO

12. Quando do recebimento do PARECER JURÍDICO (e demais DESPACHOS), elaborar Nota Técnica analisando e tratando as recomendações jurídicas (no próprio Parecer e demais Despachos da Procuradoria), com encaminhamento à SAF para assinatura do Termo Aditivo ou remessa à autoridade competente;

[informar nº SEI]

13. Enviar e-mail para a Contratada a fim de realizar análise da minuta aprovada pela Procuradoria e confirmar a regularidade das informações contidas ao longo dessa minuta; anexar resposta ao processo e verificar regularidade do cadastro SEI (em caso da indicação de novo signatário);

[informar nº SEI]

14.  Liberar assinatura eletrônica da autoridade competente da ANAC e do(s) representante(s) da contratada, e, posteriormente, coletar assinatura eletrônica de 2 (dois) servidores como testemunha;

-

ok

15. Cadastrar o Termo Aditivo no sistema "Contratos/Compras.gov.br", providenciando a publicação no Diário Oficial da União (DOU); anexar ao processo cópia do extrato da publicação pela Imprensa Nacional;

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16. Enviar, por e-mail, cópia digitalizada do Termo Aditivo aos Fiscais do Contrato, ao Setor de Planejamento e ao Setor Financeiro da respectiva Unidade Regional;

Importante: Caso seja o último ano de vigência do Contrato, solicitar DOD/DFD para nova contratação do mesmo objeto.

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17. Enviar, por e-mail, cópia digitalizada do Termo Aditivo à Contratada, reforçando a necessidade de apresentação de Aditamento da Garantia Contratual, quando prevista em cláusula contratual específica;

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18. No sistema "SIAFIweb", apropriar o valor aditivado e informar os dados da Nota de Sistema gerada;

18.1. Anexar ao processo cópia do extrato da NS gerada;

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19. Atualizar a Planilha "Gerenciamento de Contratos", ainda que não recebida a garantia completar;

-ok

20. Acompanhar o prazo concedido à Contratada para apresentação do Aditamento da Garantia Contratual;

Importante: caso a Contratada NÃO tenha apresentado a Garantia Contratual até a data de geração da Nota de Sistema, saltar para a etapa 22; após, retornar à etapa 21;

dispensada --------

21. Ao receber o aditamento da Garantia Contratual, anexá-la ao processo; ademais, incluí-la no item "Anexo" e atualizar seu valor no item "Garantia" no sistema "Contratos/Compras.gov.br";

21.1. Importante: Confirmar se as condições dispostas na apólice estão aderentes às contratuais (valor, prazo de vigência e modalidade "setor público");

21.2. Por e-mail, informar ao Setor Financeiro sobre a atualização das garantia nos sistemas;

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22. Enviar o processo à Gerência Técnica de Finanças e Contabilidade GTFC/SAF para realização do registro de conformidade de gestão.

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