GESTÃO DE CONTRATOS ADMINISTRATIVOS

ROTEIRO PARA INSTRUÇÃO PROCESSUAL: FORMALIZAÇÃO DE CONTRATOS ADMINISTRATIVOS

1. Solicitar, por e-mail, à autoridade da área demandante a indicação da Equipe de Fiscalização do Contrato, com as seguintes informações: nome Completo; e-mail funcional e telefone do local de trabalho, com DDD;

1.1. Ainda, para as contratações de TIC, enviar e-mail ao gestor da unidade administrativa responsável (CAF-REC) a fim de indicar os Fiscais Administrativos do mesmo contrato;

9881598

2. Anexar, ao processo, a(s) resposta(s) relativas à solicitação de indicação de Gestores/Fiscais;

ok

3. Elaborar "Proposta de Ato" de "Designação da Equipe de Fiscalização do Contrato"  (modelo padronizado) e remetê-la à GTAS para assinatura do Superintendente e posterior publicação no BPS/ANAC;

9885816

4.Verificar a existência do cadastro no SEI  para que os representantes da contratada possam assinar Contratos eletronicamente;

4.1. Caso não cadastrado(s), enviar e-mail (modelo padronizado) para a contratada solicitando seu(s) cadastramento(s);

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5. Consultar os documentos do Edital de Licitação, obter a minuta atualizada do Contrato e preenchê-la;

Obs: Os dados da Contratada podem ser consultados na "Proposta Comercial";

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6. Conferir os prazos de validade das certidões qualificadoras da Contratada;

6.1. Caso alguma se encontrar com prazo de validade expirado, emitir uma nova, confirmar regularidade e anexar ao processo ("SICAF");

ok, 9877595 toda atualizada

7. Quando já assinada e publicada (vide item 3 acima), informar nº SEI da "Portaria" e da "Certidão ASTEC" certificando publicação da Portaria;

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8. Após o preenchimento do Contrato, incluir bloco de assinatura da autoridade ANAC, fazer o Despacho para o SAF ou DIR-P (modelo padrão) - no caso de assinatura pelo DIR-P, incluir processo em "bloco de reunião" -; verificar  a importante orientação abaixo; liberar "bloco de assinatura" apenas quando solicitado; após subscrito o Contrato, assinar como testemunha e solicitar a outro servidor sua assinatura (2ª testemunha);

Importante: antes da disponibilização do bloco de assinatura, verificar se a "Portaria de Designação" encontra-se assinada;

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9. Liberar o Contrato para assinatura externa dos representantes da contratada;

Importante: No caso de contratação envolvendo mão de obra dedicada, criar documento a partir do modelo "Autorização Complementar" (anexo ao Edital) e preenchê-lo e liberar também para sua assinatura externa;

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9888146

10. Após o Contrato devidamente assinado pela contratante, contratada e testemunhas, enviar à Contratada email, contendo a cópia dos seguinte documentos: do Contrato e da "Portaria de Designação da Fiscalização"; solicitar-lhe, no mesmo email, a Garantia Contratual, quando prevista em Cláusula específica;

Importante: caso o fornecedor ainda não possua privilégio de realizar o Peticionamento Eletrônico no SEI, enviar e-mail orientando-o sobre como efetuar o seu cadastro para esse fim.

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11. Enviar aos Fiscais do Contrato e-mail com a cópia digitalizada do Contrato e eventual documentação vinculada (Portaria, Proposta Comercial, Termo de Referência, etc);

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12. Cadastrar o Contrato no sistema "Contratos/Compra.gov.br" e providenciar sua publicação no Diário Oficial da União; anexar cópia do extrato DOU ao processo;

12.1. Atualizar, no sistema "Contratos/Compras.gov.br":

a) informações dos Fiscais Vinculados ao Contrato (membro da equipe da SAF - item "Responsáveis" no sistema);

b) a Nota de Empenho vinculada ao Contrato;

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13. Cadastrar o Contrato na planilha de controle disponível na rede/nuvem: "Gerenciamento de Contratos";

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14. Solicitar à GTFC, via e-mail (modelo padronizado), a criação da inscrição genérica (IG/RCA);

14.1. No sistema "SIAFIweb", apropriar o valor do contrato pela IG/RCA criada pelo setor financeiro e informar os dados da Nota de Sistema gerada;

14.2. Anexar ao processo cópia do extrato da NS gerada;

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15. Acompanhar o cumprimento do prazo concedido à Contratada para apresentação da Garantia Contratual;

Importante: caso a Contratada NÃO tenha apresentado a Garantia Contratual até a data de geração da Nota de Sistema, saltar para a etapa 17; após, retornar à etapa 16;

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16. Ao receber a apólice da garantia Contratual, anexá-la ao processo; ademais, incluí-la no item "Anexo" e atualizar seu valor no item "Garantia" no sistema "Contratos/Compras.gov.br";

Importante: Confirmar se as condições dispostas na apólice estão aderentes às contratuais (valor, prazo de vigência e modalidade "setor público");

16.1. Por e-mail, informar ao Setor Financeiro sobre a atualização das garantia nos sistemas para a compatibilização do SIAFI com o sistema "Contratos";

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17. Enviar despacho (modelo padronizado) à Gerência Técnica de Contabilidade da GTFC/SAF para registro de conformidade de gestão.

Despacho GTLC (9959057)